Quem assinou este documento? A identidade digital virou o novo risco dos departamentos jurídicos

Durante muitos anos, compartilhar certificados digitais, senhas e credenciais foi tratado como uma solução prática para acelerar a rotina de escritórios e departamentos jurídicos. Um profissional precisava acessar determinado sistema, consultar um processo ou realizar uma operação, e as credenciais corporativas eram simplesmente repassadas.

A digitalização, no entanto, transformou essa conveniência em um problema de governança.

Em um ambiente no qual contratos são assinados eletronicamente, veículos podem ser transferidos pela internet e operações bancárias são realizadas sem documentos físicos, uma pergunta passou a ser decisiva: quem efetivamente utilizou aquela identidade digital?

Para Anderson Santos, gerente de Relacionamento da doc9, muitas organizações ainda não dimensionam corretamente a gravidade do problema.

“Geralmente, identifica-se o quão sensíveis e vulneráveis são as operações que envolvem certificados digitais apenas quando um incidente ocorre.”

Anderson Santos, gerente de Relacionamento da doc9

Segundo ele, a percepção do risco costuma surgir somente depois que a empresa sofre um prejuízo financeiro, enfrenta um problema operacional ou tem sua reputação afetada.

A responsabilidade não pode ficar com o usuário final

Um dos principais erros cometidos pelas organizações é transferir para o usuário final a responsabilidade pela proteção de credenciais, certificados e dados sensíveis.

Na prática, o colaborador está preocupado em concluir uma tarefa. Ele precisa acessar um sistema, protocolar um documento ou dar andamento a uma demanda. A segurança daquela operação, porém, depende de decisões que deveriam ser tomadas pelos gestores e administradores.

“O usuário busca apenas dar andamento às suas necessidades operacionais. Administradores e gestores possuem uma responsabilidade muito mais ampla pela proteção desses ativos.”

Anderson Santos, gerente de Relacionamento da doc9

O problema se torna ainda maior quando vários profissionais utilizam uma mesma credencial, sem delimitação de permissões, histórico confiável de acessos ou mecanismos de auditoria.

Nesse cenário, a empresa pode até identificar que uma operação foi realizada, mas não necessariamente conseguirá demonstrar quem estava por trás dela, por qual motivo o acesso ocorreu ou se aquela atividade havia sido autorizada.

Quando a praticidade vira risco

O compartilhamento de acessos continua fazendo parte da realidade de empresas de médio e grande porte. Para determinadas operações, diferentes equipes precisam utilizar certificados e credenciais corporativas.

Isso não significa, porém, que o uso deva acontecer de forma irrestrita.

“A praticidade transforma-se em risco quando, mesmo diante de opções mais seguras, as empresas insistem em utilizar modelos de gestão defasados.”

Anderson Santos, gerente de Relacionamento da doc9

Na avaliação de Anderson, o problema não está apenas no compartilhamento, mas na ausência de controle, monitoramento e prevenção.

A expansão do Gov.br e de outros sistemas centralizados tornou a situação ainda mais sensível. Credenciais que antes permitiam apenas a realização de atividades profissionais passaram a concentrar também informações e poderes relacionados à vida pessoal de sócios, executivos e responsáveis pela empresa.

Dessa forma, um incidente envolvendo uma identidade digital corporativa pode ultrapassar os limites da organização e atingir diretamente as pessoas vinculadas a ela.

Governança jurídica deixou de ser apenas gestão documental

Durante muito tempo, falar em governança jurídica significava organizar contratos, documentos, prazos e informações internas. Com a digitalização, esse conceito se ampliou.

Hoje, uma estrutura de governança precisa proteger não apenas os documentos da empresa, mas também as identidades utilizadas para produzi-los, assiná-los ou movimentá-los.

A LGPD e o fortalecimento das políticas de compliance contribuíram para essa mudança ao aumentar a responsabilidade das organizações sobre o tratamento de dados e sobre a comprovação da regularidade de suas operações.

“Atualmente, a maior proteção consiste em conseguir comprovar que determinado ato não foi praticado por você.”

Anderson Santos, gerente de Relacionamento da doc9

A frase resume uma mudança importante. Nas fraudes tradicionais, uma assinatura falsa podia apresentar diferenças visíveis. No ambiente digital, o documento pode parecer absolutamente legítimo. O problema está na autoria da operação.

Uma contratação financeira, uma alteração cadastral ou uma transferência pode ser realizada com credenciais autênticas, mas utilizadas por uma pessoa não autorizada.

Por isso, a rastreabilidade passou a ocupar posição central na governança jurídica.

O que as organizações mais maduras estão fazendo

Os departamentos jurídicos e escritórios mais estruturados começam pela identificação de todas as credenciais e certificados existentes dentro da organização.

Depois, buscam centralizar a gestão desses ativos, substituindo acessos amplos por permissões específicas, temporárias e auditáveis.

Outro princípio importante é o do menor privilégio: cada usuário deve acessar somente aquilo que realmente necessita para executar sua função.

“Os acessos devem ser disponibilizados de forma controlada, auditável e restrita às reais necessidades de cada usuário.”

Anderson Santos, gerente de Relacionamento da doc9

Esse modelo permite que a empresa mantenha a agilidade operacional sem abrir mão da segurança. Também facilita investigações internas, auditorias e demonstrações de conformidade diante de clientes, autoridades ou parceiros.

Segurança passa a integrar a estratégia

Para os próximos anos, a tendência é que a segurança deixe de ser tratada como uma etapa complementar e passe a integrar a própria concepção dos produtos e processos jurídicos.

Com o aumento da exposição de dados e da sofisticação dos incidentes, empresas deverão assumir maior controle sobre suas políticas de acesso, em vez de depender integralmente das regras estabelecidas por fornecedores externos.

É nesse contexto que a doc9 desenvolveu o Whom, solução voltada à gestão e à proteção de identidades digitais no setor jurídico. A proposta é permitir que empresas centralizem certificados e credenciais, personalizem acessos e mantenham registros das operações realizadas.

Mais do que responder a incidentes, a nova lógica da governança jurídica exige antecipá-los.

Em um mercado cada vez mais digital, a pergunta já não é apenas se determinado documento é válido. É preciso saber quem o assinou, quem autorizou a operação e se a organização consegue provar isso.